如何提高公文写作技巧

篇一：公文写作技巧与提高

公文写作技巧与提高

为快速提高公司公文质量和单位、部门协同办公的效率，办公室特将收集到的公文写作理论知识，有针对性地进行了归纳、整理。希望各单位综合业务人员、公文审核把关人员，紧密结合工作实践，达到共同学习，共同提高，共同进步的效果。

公文标题规范拟制与病误矫正技法

公文标题很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范，往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。要实现公文规范化，必须重视公文标题的规范化，运用多种技法规范拟制公文标题和对标题病误进行综合矫正。

一、文种使用技法

（一）公文标题不可张冠李戴

公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清，把“规范”、“计划”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头，直接编排文号上报或下发。

（二）公文标题不可乱抬身价

“乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥发公告、通告和通知。

（三）公文标题不可文种并用

“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定（批复）的通知（通报、决议）”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。

（四）公文标题不可文种错用

“文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。

1. “呈发”不分而错用。主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知

和作决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。

2. “函呈”不分而错用。主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”；三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。

3. “函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错用成了“通报”。如?〓〓市财政局关于……情况的通报?（主送各区、县人民政府……），用“通报”行文违反行文关系，可修改为?〓〓市财政局关于通报……情况的函?。（“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之病误不同。）

4. 报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。如?中国人民银行〓〓市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告?，可修改为?关于申报专项救灾贷款指标的请示?；?全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示?，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代）。

5. 公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”，如?〓〓市供电局关于……某一区域暂时停电的公告?、?〓〓〓关于……禁行公告?、?〓〓〓房屋拆迁公告?等，均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，“公告”改为“通告”为宜。

6. 通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知，如?关于注意交通安全的通知?、?关于使用文明礼貌语言的通知?、?关于节约用电的通知?、?起坟通知?等，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”为宜。

7. 通报通知不分而错用。主要有四种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文；三是将指示性通知错用通报行文；四是将批转性通知错用通报行

文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。如?关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报?、?〓〓部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报?，可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。

10. 通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如?〓〓〓关于授予〓〓〓等同志……标兵称号的通报?，“通报”宜改为“决定”；?〓〓〓关于表彰〓〓〓同志见义勇为行为的决定?，“决定”宜改为“通报”。

二、要素去留技法

（一）公文标题不可随意省略行文单位

“行文单位”即公文处理法规所称的发文机关。从写作实践来看，下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。这样做不仅不庄重，也不利于今后的使用，有时还会造成歧义和误解。如?中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令?，很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令，可修改为?中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令?。

（二）公文标题不可随意省略事由

“事由”即公文主要内容。某些?公告?和?通告?，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但只能作适当的省略。如?〓〓市人民政府决定?，应补上事由，修改为?〓〓市人民政府关于……的决定?；?中华人民共和国最高人民法院函?，根据公文内容，可修改为?最高人民法院办公厅关于搞好?最高人民法院公报?征订工作的函?。

（三）公文标题一般不可只有文种

公文标题即使省略，也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。如?通知?（〓政发?19〓〓?140号）、?通报?（〓〓办?19〓〓?36号），则不适当地省略了行文单位和事由，均应补上。

（四）公文标题绝对不可无文种

作为确切表示公文这一事物名称的文种来说，无论在什么情况下都不能省略。无文种

1. 一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。

2. 批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。主要误区有三：一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；二是错将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略；三是错将“批转”、“转发”等视为新文种。

3. 连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目，致使标题无文种。

三、事由概括技法

（一）公文标题不可繁杂冗赘

繁杂冗赘的公文标题往往含混不清，让人难以理解。避免此病误的关键是善于概括和精练词语，这需要语法修辞技巧。如?国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知?（国办发?2003?103号），不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括，标题拟制得简洁、规范。另外，层层转发公文时，应避免把公文标题拟成“〓〓〓关于转发〓〓〓关于转发〓〓〓……的通知的通知的通知”，可采取“自拟摘要”、“适当修辞”等方法解决，而不以牺牲公文规范化为代价。

（二）公文标题不可简而不明

简而不明的公文标题，往往似是而非，让人不知所云。矫正须根据公文内容恰当地提炼出事由。如?〓〓〓航运管理所航行通告?，可修改为?〓〓〓航运管理所关于确保施工和航行安全的通告?；?关于假冒商标案件两个问题的批复?（法（研）复?1988?73号），可修改为?最高人民法院关于假冒商标案件确认犯罪主体和适用法律问题的批复?。

（三）公文标题不可出现语病

各种语病类型在公文标题中大都有所反映，主要有：搭配不当，语序不当，成份残缺，成份多余，句式杂揉等，应运用语法、修辞、逻辑等多学科知识加以矫正。

（四）公文标题不可层次不清

有些公文标题不见得有语病，但由于语气停顿较难把握，或缺少必要虚词或虚词使用不当，或语句安排不尽合理等，往往造成层次不清而影响表达。如?最高人民法院关于第一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行人民检察院提出抗诉的二审人民法院可否直接改判死刑立即执行的答复?（法发?1996?39号），可修改为?最高人

民法院关于二审人民法院可否将人民检察院对一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行提出抗诉的案件直接改判死刑立即执行的批复?。

（五）公文标题不可题文不符

题文不符指公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符。如?〓〓省人民政府教育厅关于〓〓大学开设新闻专业的批复?，正文是“鉴于校舍和经费开支有一定困难，暂缓进行”，故标题“开设”前应加上限制动态的词语“暂缓”。

（六）公文标题不可“两转”印发错用

“两转”指“批转”、“转发”，加上“印发”可统称为“转发性通知”。其错用主要表现：一是批转下级机关公文错用转发；二是转发上级机关、不相隶属机关公文错用印发；三是印发本机关形成的公文错用批转或转发；四是错用批转（或转发）形式下发本机关下属单位或部门的通知；五是错用印发形式下发本机关的通知；六是错用转发形式发布法规或规章。

四、其他技法

（一）公文标题不可随意不用或错用介词“关于”

介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意不用，而且位臵必须正确。此种病误主要是：

1. 缺少介词“关于”。一是既无“关于”也无其他介词；二是用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。如?〓〓省〓〓局四十五岁以下干部培训规划?（〓〓党（19〓〓）35号），发文机关和事由直接发生联系，会使人误以为是局机关的规划而不是整个系统的，可修改为?〓〓省〓〓局党委关于印发45岁以下干部培训规划的通知?；?最高人民法院对执行?……的解释?有关问题的通知?（法?2001?129号），“对”明显不妥，应改为“关于”。

2. 介词“关于”错用。一是放错位臵；二是过度使用。如?关于〓〓省财经学校向〓〓大学联系临时住房问题的函?，“关于”应移至“财经学校”后。“关于”过度使用问题主要表现在层层转发的公文标题上，前面所说的“自拟摘要法”和“适当修辞法”可有效解决这一问题。需要指出，?〓〓〓关于转发……关于……的通知?前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者而不会产生歧义；但在两个“关于”相距较远的情况下，则不省略为好。

（二）公文标题不可随意不用或错用结构助词“的”

篇二：如何快速提高公文写作

一、?兴趣是前提，好者方能精?。培养兴趣是写作的前提。有的办公室文秘人员不善于写作，不愿意写作，提起写作就头疼，总觉得无话可说，写起材料东拼西凑，总是不尽人意。这些人对写作不感兴趣，是写作水平难以提高的一个重要原因。如果厌烦写作，害怕写作，怎么能提高写作能力？实话说，文字工作非常清苦，公文材料经常需要加班加点，领导不满意又是批评挨嫌，活干多少没法衡量，纸笔作伴没啥油水，这些都是文字工作者不情愿的地方。可转回头来想想，一个单位的活动主要通过文字材料来加以体现，加以宣传，如果自己撰写的材料得到领导的满意，得到媒体的转发，自己的满足感、成就感也是别人难以体会的。我们干办公室文秘的，往往是本单位的业务骨干，是得到领导信任、同志们支持的。既然已经从事这份工作，自觉干好更能体现一个人的品性高低。我们要自觉把撰写材料作为提高自己写作能力的重要机会，努力写出精品多出精品。通过不断提高写作能力，进一步提高自身综合素质，为将来撰写更多的新闻文学作品，甚至为将来走上领导岗位奠定扎实的基础。

二、?读书破万卷，下笔如有神?。阅读能力与写作能力相辅相成，阅读是摄取材料的主要途径，在写作上有积累知识、储备材料、提高修养、借鉴技法等多方面的作用。鲁迅曾以亲身体验谈到读与写的问题，他在谈到《狂人日记》之前的准备工作时说：?大约所仰仗的全在先前看过百来篇外国作品和一点医学上的知识。此外的准备，一点也没有?。其实，生活上的准备也是有的，他只不过没说出来而已。鲁迅在这里就强调了阅读的作用。阅读重在理解与吸收。人们在广泛

深入地阅读之后，知识更加丰富了，眼界更加开阔了，形象思维和逻辑思维更加发展了，审美修养更加提高了，这些都给写作者提供写作材料和表达技巧的借鉴。阅读要注意多读优秀作品，注意分析一定数量的优秀作品，从中体会作者的独到匠心，不断丰富自己的写作技巧。

三、?文章非天成，努力能写好?。在阅读大量优秀作品的基础上，理解、分析能力会有非常明显的提高。这时候再看公文材料或文学作品，能够比较轻松地区分优劣，好在哪儿，差在哪儿，基本上能说出个子丑寅卯。但真要让自己来写，又会产生笔头生涩的感觉。这就是眼高手低。怎样才能眼高手也高？那就是勤练笔。著名作家巴金说过：?什么是技巧？我想起一句俗话‘熟能生巧’。?只有在写作实践上反复摸索，反复练习，不断积累经验，才能逐步提高写作能力，并掌握写作技巧。初学写作不妨从写?火柴盒?、?豆腐块?做起，做到勤写、多写并且坚持下懈。有道是：?常看胸中有本，常写笔下生花?。在公文写作之余，可以多尝试新闻和其他体裁的写作练习。只要坚持勤于练笔，不怕失败，善于总结经验教训，经常向有经验的同行请教，自己就会慢慢?入门?，写作水平就一定能在不知不觉中逐步提高。写作是有经验技巧可循的，对优秀作品的写作技巧，初学写作的人完全可以借用。许多老秘书、老记者、老作家都有过借鉴别人写作经验的经历。但是我们的借鉴只应从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，?照葫芦画瓢?。当写作能力达到一定程度后，驾驭文字的能力不断提高后，就可以尝试着出新，形成自己独特的风格，这就是?守格?后再?破格?。

四、?作文非不难，好句时时改?。写作不但要求有好的思想内容，还要有丰富、生动的表达形式。选词炼句是写好文章必须掌握的基本功。在我国，重视选词炼句有许多美谈。古代作家有?吟安一个字，捻断数根须?的说法，贾岛?推敲?的故事更是为人熟知。宋代陈骙曾说过：?鼓瑟不难，难于调弦；作文不难，难于炼句。?纵观历代作文大师，都是运用语言的高手。我们也要养成在写作中认真遣词炼句的良好习惯，公文材料注重语言、格式的规范性、准确性，新闻、文学作品注重语言、文字的丰富性、生动性，使我们的文字表现力更加淋漓尽致。

篇三：公文写作技巧提升

什么是应用文 应用文是指日常生活和工作中经常使用的为某种

具体的实用目的而写的文体大到国家小到单位个人要进行

正常的活动都离不开应用文也就离不开应用写作应用写作成为

一个有教养的现代公民必备的素质之一 应用文分类一般性应用文 书信启事

会议记录读 书笔记说明书等 公

文性应用文 以党和国家机关社会团体企事业单位的名义发出的文件类应

用文通知请示报告 函 事务性应用

文 请柬计划总结规章制 度调查

报告及鉴定等 广州市公用事业高级技师学院广州公用高级技院 4

发文机关名称撰写发布公文的单位名称应为全称或规范简称5发

文字号发文机关同一年度公文排列的顺序号它是公文特定的标志正式公文均应

标注发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成序号用

阿拉伯数码标识年份标全称用六角括号〔〕括入序号不编虚位 即l不编为001 不

加第字 发文字号编写不当 1机关代字混淆机关代字是发文机关全称的简缩语要选用最能反映发文机关本质属性的字词作

为本机关的代字每一个机关都有自己的代字并只有一个代字 如

国务院制发公文其代字为国发四川省人事厅发文其发文字号为川人但若简缩不

当则易造成混淆起不到代字作用 如华东师范大学其代字不能为

华师大因为另外还有华中师范大学华南师范大学而应写为华东师大同样南京大

学的机关代字不能写成南大因为另外还有南开大学河南大学的机关代字不能写

成河大因为另外还有河北大学又如粤职技研〔2009〕43号穗职教函〔2009〕19

号等 2年份不全乱用括号例如 ①金计生 96 第15号②夹民政 2003

16号③夹府发〔2002〕 47号 3机关代字年份序号次序颠倒例 ①成保

〔96〕劳人字第51号 ②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号标

题使用错误 1 文种错用 文种是公文标题中必不可少的一个构成

要素文种的选择应当根据行文目的和要求文种的适用范围行文关系来确定不得

混淆使用2 事由表述重复罗嗦冗长空洞不明确 公文

标题中的事由部分是对公文内容的高度概括是标题的核心要求准确简洁使人一

看标题就知道公文的主要意思例如①《××公司关于申请增加超计划出口指

标的请示》词义重复 ②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》

要表扬的事迹未写出显得空洞 ③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报

告》 应为请示少了介词关于 应为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的

请示》④《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国

家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》 层层转发时可省掉转发的中间

环节应为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知

的通知》结构层次序数标注要求 公文写作要标注序数分条

列项以显得眉目清楚易于阅读理解和执行其结构层次序数第一层为一第二层为

一 第三层为1第四层为 1 只有一个结构层次时就用一而不用其它序数 第一第

二后面首先其次后面用逗号 一二三后面用顿号 １２ 3 和ＡＢ C 后面用齐

线墨点． 序号如加括号如 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷后面不加逗号顿号或齐线墨点11主

题词不是标题的缩写 上报的公文应按照上级要求和公文主题词表的

规定标注主题词因此任何单位在上报公文时除了参照自身的公文主题词表外更

要按照上级机关的主题词表来进行标注如是下发公文还得使用自身的主题词表

词表共由15类1049个主题词组成分为主表和附表两 大部分主表有

13类751个主题词附表有2类298个主题词 词表分为三个层次第一

层是对主题词区域的分类如综合经济财政 金融类等 第二层是类别词即

对主题词的具体分类如工交能 源邮电类中的工业交通 能源和邮电等 第三层是类属词如体制职能编制等 第二层和第三层统称为主题词用于

文件的标引

如 共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报要注 主题词首先就要

在主题词表中找到第一层分类所在的综 合党团这一层分类只起引导作用要选用

的主题词还在 下面然后再在下面找到第二层所在的党派团体这就 是类别词也

是我们在这份公文中要标注的第一个主题词 接着我们在党派团体下找出与公文

主题相符的青年团员 少年儿童这就是类属词也是我们在这份公文中要标 注的

第二第三个主题词 如《湖南省政府办公厅关于发布＜湖南省行政 机关公

文处理办法＞的通知》其主题词的类别词 是文秘工作它的第一层分类是秘书行

政 类属词是文秘工作下的公文类属词一般就 在类别词第二层下它是能够概括

反映公文主 题概念的词 当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词

时又怎么办呢 这时你可以在类别词中选择适当的词标引 同时将能够准

确反映文件内容的词标在类别词的后 面也可以自己增加新的类属词但一般要在

新类 属词前加符合口以示作者创新 一般情况下不要创新

2上款 受文对象一般不要是个人可写为各发文机关管辖的与本通知

有关的部门名称 关于举办活动的通知

召开会议 各 为了根据拟将举办组织一次活动会 议现将有关

事项通知如下 一 二 三 特此通知章

年月日 堂上练习 1本公司拟举办一次比赛 2本部门拟组织一次活动 小结一下

格式正确 换位思考成功 何时写事先 谁写给谁上行文勿越级 为何而写请

求上级的指示帮助 写完之后等待批复 写多少一文一事1标题 关

于的请示动词名词 《关于增配干部编制的请示》

《关于实施自来水抄表到户方案的请示》 3正文 第一段请示事项明确具体

第二段阐述理由合理充分 第三段结束语妥否请批复 ４落款 发文机关全称章

成文时间二○○八年十一月二十五日 关于＊＊＊＊＊的请示 ＊＊＊＊

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊妥否请批示＊＊＊＊＊＊＊＊章 年 月 日 关于举办ＸＸ洽谈会的请示

ＸＸ市经贸委

为了扩大我ＸＸ商品的知名度向全国推广繁荣市场满足消费者需求拟于

今年Ｘ年Ｘ月Ｘ日至Ｘ月Ｘ日在ＸＸ市举办ＸＸ洽谈会洽谈会摊位共ＸＸＸ平

方米展团由我公司及生产厂家派人组成经费自理

妥否请批示

ＸＸＸ公司章

ＸＸＸＸ年Ｘ月Ｘ日 堂上练习 1拟外出旅游 2拟购置空调 3拟调整作息时间

4拟调配人员 小结一下 1标题事由概括不当动宾搭配 2受文对象不准确 3理由

不够充分局部利益 4请示事项不明确 5结束语不规范 区别概念以下都不是行

政公文

调查报告 报告迟到 实验报告英模报告 分析报告

辞职报告 报告的分类 工作报告汇报某一阶段的正常工作 情况报告反映重大的

问题或带有突发性 或偶然性的情况时效性强 建议报告提

出工作建议一般要求上级 用通知批转给下级机关执行

答复报送报告答复上级查询 报告 总结 1标题 关于的报告动词名词 《关于实施自来水抄表到户方案的报告》关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院

脊髓灰质炎 俗称小儿麻痹 是一种不能有效治疗却可用疫苗彻底预防

的急性传染病

为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓

灰质炎的目标国家决定开展强化免疫活动现将有关情况报告如下

一自我国开展计划免疫工作以来脊髓灰质炎疫苗接种率提高发病率显

著下降取得了可喜的战绩

二在冬季脊髓灰质炎病毒传播能力最弱为此决定从现在起至一九九五

年一月期间每年的十二月五日和一月五日对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗

以上意见如无不妥请批转各地区各部门执行

卫生部章

年 月 日 关于的复函 堂上练习函与复函 小结一下 1标题中的事由概括不当

2正文缘由概括不当 3正文中所商洽的事项不够明确 4语言不够得体 2前言概

述所汇报建议答复的内容 3正文

一事由直陈其事把情况及前因后果写清楚

二事项写工作步骤措施效果也可以写工作的意

见建议或应注意的问题

三结尾可写特此报告专此报告后面不用任何

标点符号或以上报告如无不妥请批转各

地各部门执行等

注意概述事实重点突出中心明确实事求是

有针对性 4落款 函 商洽性 告知性 适用于 不相隶属单位之间的相互商洽工作询问和答复 询问有关主管部门请求批准等 1《XX省XX厅请汇报落实知识分子政等情况的函》 2《XX省厅XX公司关于XX FC164SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函》 3《学校关于请求在西新路兴建教职工宿舍的函》 函是平级或不相隶属单位之间相互商洽工作询问或答复问题向有关主管部门请求批准的公文 函也叫信函作为公文的函是指机关使用的公函不是个人信函 函的特点 ２．短小精悍简便灵活有些函是很短小的内 容单一语言简洁有的便函只有三言两语因此 函有公文轻骑兵之称誉 １．适用范围广泛既可用于相互融洽工作询问答复问题又可以用于向主管部门请示批准事项 ××市交通局 关于立即畅通南北交通干线的通知  ××市公用局 贵局维修下水道未经与我局请示便自作主张阻断××大马路严重影响了南北交通干线的正常通行后果严重通知贵局所属维修队即刻停止作业恢复交通其他事宜待商谈后再定  ××年×月×日公章 〔判断〕 1 标题的文种错误××市交通局和××市公用局是同级单位不宜用通知而应该用商洽函 2 标题的事由概括不当宜改为请即停修下水道以畅通南北交通干线 3 用语不得体如通知贵局所属维修队即刻停止作业宜改为请通知贵局所属维修队暂停维修下水道的作业又如未经与我局请示请示一词不当发文机关无权通知对方向己方请示宜用商洽 〔评析〕 函的类型 １商洽函 商洽函就是相互商洽工作的函平级或不相隶属单位之间有事项需要联系商洽用其他公文联系不合适的都可用函来联系 ２问答函 问答函就是机关单位之间用来相互询问和答复的函 ３请批函 请批函是向有关主管部门请求批准的函这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项 平级单位 不相隶属单位 主管和被主管关系单位 请批一般事项 有隶属关系的上下级机关 请批重要事项 请批函请示 主题词的标引方法

２标引顺序是先标类别词再标类属词最后标文种 要标类属词时先标反映